MS-WordとMS-PowerPoint どちらを使うべきか
以前は、パソコンを買うと付属しているMicrosoft OfficeにはOutlook、Word、Excelしか付いていませんでした。そのため文章を書くならWordという選択肢しかありませんでした。
しかし、今はPowerPointも付いてきます。図形や文字を自由に配置できるので非常に便利に思えるので、Wordなど必要無いと思うかもしれません。でも、Wordで書いた方がよいものもあるのです。
PowerPointを使うということ
PowerPointは基本的にはプレゼン資料を作成するソフトです。したがって、相手を説得するための素材である、表、グラフ、図形、写真、文字などを自由に配置し、アニメーションさせることも出来ます。
言うなれば紙芝居を作成するためのソフトです。
基本的に各スライドには伝えたいことが、その1枚に集約されていることが必要となります。
そのため、1枚のスライドに収まらない文章や図表の集合体、手順書などには向きません。
変わった使い方としては、このように写真に図形を組み合わせる場合はPhotoshopなどよりは使い易い面もあります。
Wordを使うということ
一方、Wordは冊子や本という体裁を目的とする長い文書や手順書に向いています。プレゼンのスライドを作成しようとしても印刷を前提とした四隅の余白が邪魔をして自由な配置が出来ません。
Word文書の作り方は、図形や文書で構成された集合体を、印刷可能範囲に流し込み、その結果何ページになるという作り方です。
更に、見出しなどを適宜使うことで目次を自動で生成したり、索引なども作成することが出来ます。
親会社で販売しているソフトを社内で使うこととなり、使わない機能をマスクするためマニュアルを訂正する必要が発生したときのこと、ロックのかかったPDFのため修正出来ないので、元のファイルを送ってもらったところWordで作成されていました。Wordの機能をフルに活用したその文書を見て、こんなことも出来るのかと感心しました。
販売されている書籍でも、元ファイルはWordであるものも結構あるようです。
まとめ
Wordを使うかPowerPointを使うかは個人の好みですので、短くて完結したものならどちらで書いてもよいでしょう。しかし、長い文書、手順書、後で目次や索引などが必要な文書などは、Wordを使うべきでしょう。
